4 motivos para adotar um sistema de gestão em sua instituição

As instituições de ensino precisam funcionar como empresas no aspecto econômico, pois pagam impostos, salários e arcam com despesas fixas e variáveis.

Porém, muitas vezes, o foco excessivo na qualidade de ensino e na ética, embora recomendável, suprime a visão empresarial necessária para um balanço contábil positivo.

Para evitar que a instituição entre em apuros, é preciso enxergá-la como o empreendimento que ela é e adotar, a partir disso, ferramentas que possam fazê-la sobreviver e crescer como negócio.

 E uma das soluções mais eficientes, nesse caso, é contar com um software de gestão empresarial.

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Informações reunidas e com fácil acesso

Muitas escolas ainda usam métodos antigos para controlar suas finanças, por exemplo:

  • registros em papel, arquivos, pastas físicas e planilhas complexas;

Isso só contribui para que as informações sejam difíceis de encontrar, imprecisas e até se percam.

Porém, e se, em vez de espalhar seus dados em diversos arquivos, de maneira desordenada, você pudesse reunir tudo em um só lugar?

Pois é exatamente isso que um software de gestão pode fazer por você e seu empreendimento!

 Ele oferece informações de maneira centralizada e de fácil acesso para todos os funcionários do setor, e, além disso, como o conteúdo é armazenado em um único local, você vai ter um nível de precisão e consistência com o qual jamais havia sonhado.

Despesas organizadas

Contas com diferentes datas de vencimento e em alta quantidade podem ocasionar confusões, esquecimentos e, consequentemente, multas que trazem prejuízo para a instituição.

Ao utilizar um software de gestão, no entanto, é possível organizar as contas a pagar através de segmentação por datas de vencimento, categorias e custos.

O sistema ainda envia um alerta quando o prazo para quitar a fatura está se expirando e faz com que seja muito mais fácil agendar o pagamento.

Dessa forma, suas despesas ficam organizadas e você não corre o risco de ter que pagar uma conta atrasada com juros que prejudicam a situação financeira da escola.

Planejamento otimizado

Contar com um software de gestão permite ao gestor da instituição de ensino fazer uma análise estratégica da situação financeira do empreendimento a médio e longo prazo, tomando decisões com muito mais segurança e rapidez.

Como as informações do estabelecimento estarão mais organizadas, fáceis de acessar e com um grau de precisão muito maior, é possível planejar o cumprimento dos compromissos e criar uma estratégia para aumentar seus lucros e investir quando possível.

Estoque preciso de materiais

Além dos materiais comumente usados em escritórios de todo o tipo, escolas e faculdades ainda precisam contar em larga escala com os utensílios usados na atividade do ensino, como papéis, canetas, etc.

Através do sistema de gestão, pode-se conferir a situação dos produtos em estoque em uma única tela, e o software ainda aponta, quando pertinente, a necessidade de fazer novas compras antes que algo realmente falte e prejudique o funcionamento da instituição.

Seus dados passam a apresentar mais precisão e consistência, seu controle se torna muito mais amplo e suas decisões muito mais embasadas, permitindo uma gestão bem menos trabalhosa e mais profissional.

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