Organizar as documentações de uma escola não é tarefa fácil!
Esse tipo de empreendimento envolve uma grande quantidade de dados que não podem ser perdidos, e deixá-los em ordem pode ser mais desafiador do que parece.
Muitos gestores passam por problemas com isso, e a pilha da papelada não para de crescer: são atas, fichários, projetos, boletins, planos, contas, históricos e muito mais.
Todos sabemos que é preciso instituir uma ordem, pois quanto mais acumularmos, mais difícil será dar um jeito depois.
Você quer saber como manter as papeladas organizadas e otimizar os processos na sua instituição? Continue lendo!
Defina quais são os documentos importantes!
Primeiramente, é preciso saber quais documentos realmente são essenciais e precisam ser guardados:
- O mais básico é o mapa de movimento, com o número de alunos por classe, as transferências e mudanças de horários.
- As folhas de ponto dos funcionários também, pois são indispensáveis para o controle interno, bem como as notas fiscais e prestação de contas.
- Atas de reuniões também devem ser guardadas, tanto de pais quanto de funcionários e do conselho da escola.
- Um dossiê de compra com orçamentos e aquisições também sempre é bem-vindo.
- A vida escolar dos alunos também deve ser guardada, com histórico, atrasos e saídas antecipadas.
Fuja de métodos ultrapassados
Muitas instituições de ensino usam métodos antigos para controlar seus documentos.
No entanto, não é porque você precisa arquivar muitas informações que deve deixar a papelada se acumular.
Lembre-se de que o papel é um documento físico, por isso, quanto mais anos a instituição de ensino viver, mais espaço será necessário para armazenar todos esses arquivos e mais difícil será encontrar um item em específico.
Sem contar que, caso a escola cresça e ganhe mais alunos e professores, o número de papéis será ainda maior.
Para evitar que o efeito bola de neve atinja suas documentações, procure armazenar os arquivos de forma digital, facilitando a procura por documentos determinados, aliviando o espaço usado para guardar a papelada.
Aposte na inovação
Além de digitalizar os documentos da escola, utilizar um software de gestão documental.
Essa é a forma perfeita de transformar toda a organização da papelada da sua instituição de ensino em um processo muito mais simples, proporcionando aos colaboradores mais tempo para lidar com tarefas mais urgentes e estratégicas sem deixar que a documentação se acumule sobre as mesas.
Alguns programas desse tipo ainda possuem módulos específicos para a área da educação, ajudando a prover a gestão financeira automatizada e processos administrativos livres de erros.
Através desse software, é possível planejar com exatidão e fazer uma análise estratégica das necessidades gerais da instituição.
Assim, no lugar de distribuir seus dados em diversos arquivos, de maneira desordenada e acesso complexo, você reúne tudo no mesmo local, com muito mais facilidade.
Como você está fazendo a organização da papelada da sua escola? Conte para a gente!
Precisa de ajudar para se organizar? Fale com o nosso consultor e vamos mudar os seus processos!
Ainda em dúvida sobre o CBK?
A gente sabe: escolher um sistema pra sua escola é uma decisão importante. Por isso preparamos uma página única, em linguagem simples, que mostra como o CBK ERP educacional resolve o dia a dia de quem cuida da secretaria, do financeiro e da gestão acadêmica — sem termos técnicos, sem rodeios.
Preciso de ajuda pra organizar minha documentação escolar
gostei muitíssimo