Saiba como organizar as documentações da sua escola!

Organizar as documentações de uma escola não é tarefa fácil!

Esse tipo de empreendimento envolve uma grande quantidade de dados que não podem ser perdidos, e deixá-los em ordem pode ser mais desafiador do que parece.

Muitos gestores passam por problemas com isso, e a pilha da papelada não para de crescer: são atas, fichários, projetos, boletins, planos, contas, históricos e muito mais.

Todos sabemos que é preciso instituir uma ordem, pois quanto mais acumularmos, mais difícil será dar um jeito depois.

Você quer saber como manter as papeladas organizadas e otimizar os processos na sua instituição? Continue lendo!

Defina quais são os documentos importantes!

Primeiramente, é preciso saber quais documentos realmente são essenciais e precisam ser guardados:

• O mais básico é o mapa de movimento, com o número de alunos por classe, as transferências e mudanças de horários.
• As folhas de ponto dos funcionários também, pois são indispensáveis para o controle interno, bem como as notas fiscais e prestação de contas.
• Atas de reuniões também devem ser guardadas, tanto de pais quanto de funcionários e do conselho da escola.
• Um dossiê de compra com orçamentos e aquisições também sempre é bem-vindo.
• A vida escolar dos alunos também deve ser guardada, com histórico, atrasos e saídas antecipadas.

Fuja de métodos ultrapassados

Muitas instituições de ensino usam métodos antigos para controlar seus documentos.

No entanto, não é porque você precisa arquivar muitas informações que deve deixar a papelada se acumular.

Lembre-se de que o papel é um documento físico, por isso, quanto mais anos a instituição de ensino viver, mais espaço será necessário para armazenar todos esses arquivos e mais difícil será encontrar um item em específico.

Sem contar que, caso a escola cresça e ganhe mais alunos e professores, o número de papéis será ainda maior.

Para evitar que o efeito bola de neve atinja suas documentações, procure armazenar os arquivos de forma digital, facilitando a procura por documentos determinados, aliviando o espaço usado para guardar a papelada.

Aposte na inovação

Além de digitalizar os documentos da escola, utilizar um software de gestão documental.

Essa é a forma perfeita de transformar toda a organização da papelada da sua instituição de ensino em um processo muito mais simples, proporcionando aos colaboradores mais tempo para lidar com tarefas mais urgentes e estratégicas sem deixar que a documentação se acumule sobre as mesas.

Alguns programas desse tipo ainda possuem módulos específicos para a área da educação, ajudando a prover a gestão financeira automatizada e processos administrativos livres de erros.

Através desse software, é possível planejar com exatidão e fazer uma análise estratégica das necessidades gerais da instituição.

Assim, no lugar de distribuir seus dados em diversos arquivos, de maneira desordenada e acesso complexo, você reúne tudo no mesmo local, com muito mais facilidade.

Como você está fazendo a organização da papelada da sua escola? Conte para a gente!

Precisa de ajudar para se organizar? Fale com o nosso consultor e vamos mudar os seus processos!