Todo e qualquer gestor escolar deve se valer de ferramentas gerenciais para administrar a instituição da melhor maneira possível.
- Dentre essas ferramentas estão documentos como por exemplo, os ofícios, as planilhas, os formulários, os relatórios e os planejamentos.
Esses arquivos ajudam a controlar diferentes setores da escola, além de contribuir diretamente para o aprimoramento dos processos administrativos.
Pensando nisso, preparamos uma lista de documentos importantíssimos para a gestão escolar. Continue lendo!
- Projeto Político Pedagógico
O PPP (Clique aqui e saiba mais sobre) é um dos principais documentos para a escola, pois ele serve de guia para que a instituição alcance suas metas, sonhos e objetivos.
O projeto da instituição precisa ser registrado por escrito e deve conter propostas concretas de ação.
Além disso, ele precisa contemplar aspectos como a cidadania, a comunidade e sociedade, de modo que não se tenha apenas alunos, mas pessoas críticas e conscientes de seu papel.
- Relação de pagamentos
Para manter as finanças da escola em ordem, é importante ter por escrito ou em um sistema informatizado a relação de pagamentos individualizados, de preferência por contrato.
Monte um processo para cada fornecedor ou projeto e crie o hábito de detalhar as etapas de pagamento, anexando, inclusive, as notas e recibos.
- Ficha de movimentação bancária
Também é importante acompanhar de forma precisa a movimentação bancária da escola.
Para tanto, vale a pena fazer uma ficha a fim de controlar as entradas, saídas, taxas, etc. Esse documento é extremamente importante para a saúde financeira da instituição, além de ser um bom instrumento para a prestação de contas.
- Pasta individual do aluno
Todo aluno tem um histórico, um perfil e especificidades pessoais que, querendo ou não, podem interferir no processo de ensino-aprendizagem.
Por essas e outras, é crucial que se tenha uma pasta ou prontuário do aluno. Nessa pasta estudantil devem constar dados importantes sobre a vida escolar do estudante.
- Descrição de projetos
Sempre depois de reuniões de conselho e criação de novos projetos, registre os planos e decisões em uma descrição de projeto, pois esse documento pode servir posteriormente para fazer a solicitação de recursos mediante a Secretaria de Educação ou até mesmo para iniciar um processo para a utilização de recursos próprios.
- Roteiro de orçamento de serviços
Para ter um padrão nas licitações e solicitações de serviços para a escola, monte um roteiro explicando como pedir orçamentos e informando tudo o que é necessário para contratar uma empresa fornecedora.
Esse documento é importante para padronizar processos e facilitar a vida de gestores, assistentes administrativos e secretários.
- Levantamento patrimonial
Todo diretor deve ter acesso ao inventário da escola, bem como precisa constantemente atualizar a relação de bens construídos ou adquiridos durante a sua gestão.
Cumpre ressaltar que as aquisições devem estar de acordo com o planejamento e os projetos da instituição para que haja coerência em todo o processo.
Sua instituição conta com todos esses documentos, mas não sabe como organiza-los? Vamos te ajudar!
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