Durante muito tempo, o uso de planilhas no Excel era comum para realizar o controle das finanças nos mais variados empreendimentos, inclusive em instituições de ensino.
Porém, com o passar do tempo e o avanço da tecnologia, essa prática começou a ser extinta em parte dos negócios, já que o foco na praticidade sempre falou mais alto.
Mas, ainda hoje, existem instituições que fazem seu controle financeiro à moda antiga, por medo de arriscarem o novo.
E o que na visão de muitos é uma ótima solução, na prática pode trazer muitos problemas às escolas.
Por isso, confira alguns dos motivos de NÃO usar mais planilhas para organizar o setor financeiro da sua organização escolar.
- Planilhas diferentes para finalidades diferentes
Um dos motivos para deixar a gestão financeira em planilhas de lado é que cada departamento da empresa vai precisar de uma planilha diferente, afinal, são setores diferentes, né?
Agora imagine, se cada departamento tem suas contas anotadas em um lugar distinto do outro e cada um com sua própria configuração, como você vai fazer a organização correta das finanças da escola, sem deixar passar nada despercebido?
Vai ficar difícil ter um controle assertivo sobre as finanças, os dados e a formatação de cada planilha podendo gerar, inclusive, dados inconclusivos no final do mês.
- São passíveis de erros humanos
Sempre que usamos planilhas do Excel para ações importantes como o controle das finanças, devemos estar cientes que elas são passíveis de muitos erros.
E a explicação é simples: são humanos que preenchem as células, apagam quadros, adicionam informações, formatam as tabelas e que mexem diariamente nas planilhas, podendo alterar ou apagar informações de extrema relevância sem perceber.
Afinal, seja você um diretor, supervisor ou professor, você também pode falhar, afinal, humanos são falhos e devemos sempre contar com isso quando falamos de trabalho manual.
- Dificuldade na reversão de problemas
Houve um furo no caixa e você precisa identificar o problema para reverter a situação na hora…. Isso só será possível se você possuir uma excelente organização e os dados claros à sua frente!
Logo se imagina que com planilhas isso fica um pouquinho mais difícil, né? Afinal você precisa procurar dado por dado naquele amontoado de linhas até encontrar o que pode ter causado o problema. Complicadinho, né?
- Atrapalha o desenvolvimento
Pense em uma instituição de ensino que precisa sempre se expandir e renovar para captar cada vez mais clientes.
Se ela ainda está presa a processos manuais, que dependem exclusivamente de pessoas, e não fornece liberdade para um crescimento, ela será altamente prejudicada.
Por isso que: as planilhas podem ser baratas e práticas, mas não são viáveis quando falamos de otimização de negócio, crescimento financeiro, organização estrutural e resolução de problemas.
Qual a solução?
A essa altura você deve se perguntar: então como posso fazer a gestão financeira da minha escola?
Com um Software de Gestão capaz de integrar todos os setores e automatizar processos a fim de diminuir falhas e tornar seus resultados cada vez mais assertivos.
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