Fila no balcão para pedir uma declaração, formulário em papel, prazo que ninguém sabe informar e o aluno voltando dias depois para buscar o documento. Para muitas secretarias acadêmicas, essa ainda é a rotina. Ela consome horas da equipe com tarefas repetitivas e deixa alunos e responsáveis com a sensação de que a instituição parou no tempo.
Por que a secretaria ainda vive de balcão
Declarações de matrícula, históricos, boletins e atestados são pedidos todos os dias. Quando cada pedido depende de atendimento presencial, de digitação manual e de assinatura em papel, a secretaria vira um gargalo. Os sinais mais comuns são:
- pedidos chegando por telefone, e-mail, mensagem e balcão, sem controle único;
- o mesmo dado digitado várias vezes, com risco de erro;
- alunos sem saber em que etapa está a solicitação;
- picos de trabalho no início e no fim de cada período.
Cada um desses pontos parece pequeno isoladamente, mas somados ao longo do ano representam muitas horas de trabalho que poderiam ser dedicadas ao atendimento de quem realmente precisa de ajuda.
A boa notícia é que boa parte desses documentos pode ser solicitada e entregue de forma digital. Este artigo mostra as vantagens das declarações on-line para a instituição.
O diploma digital já é realidade no ensino superior
O movimento vai além das declarações. Segundo o MEC, desde 1º de julho de 2025 todos os diplomas de graduação emitidos e registrados por instituições de ensino superior públicas federais e privadas devem ter formato digital. O documento é emitido em XML, com assinatura digital e carimbo de tempo no padrão ICP-Brasil, o que garante a validade jurídica e ajuda a evitar fraudes. Para entender como funciona a adesão, vale ler o artigo sobre o diploma digital.
Como organizar a secretaria acadêmica digital
- Centralize os pedidos: um único canal on-line para todas as solicitações, com protocolo para cada uma.
- Mostre o prazo: o aluno acompanha a etapa do pedido sem precisar ligar.
- Gere documentos a partir do cadastro: declarações e históricos saem com os dados já registrados, sem redigitação.
- Disponibilize no portal: o documento fica acessível ao aluno quando estiver pronto.
O e-book sobre como tornar a rotina da secretaria escolar mais simples traz um passo a passo para a equipe.
Menos balcão, mais atendimento de qualidade
Imagine uma secretaria em que o aluno pede o documento pelo portal, acompanha o andamento e recebe o arquivo sem fila. A equipe deixa de digitar e carimbar e passa a cuidar do que realmente exige atenção.
O CBK ERP educacional reúne secretaria digital, histórico escolar digital, boletins automáticos, requerimentos e documentos digitais, incluindo o diploma digital, conforme os requisitos e módulos aplicáveis. Alunos e responsáveis acompanham notas, frequência, materiais e comunicados pelo Portal do Aluno e do Responsável e pelo app, a qualquer hora. Como os documentos saem do mesmo cadastro usado pelo acadêmico e pelo financeiro, a informação é a mesma em todos os setores, e a secretaria ganha tempo para orientar alunos e famílias.
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