A secretaria escolar é um dos ambientes de maior relevância para uma instituição de ensino.
É por ela que passam todos os processos e pendências de toda aquela escola, desde uma nova matricula, a emissão de boletins e comunicação de faltas.
Por essa razão, ela precisa estar sempre organizada e com uma rotina bem definida, para garantir que as atividades sejam executadas e nada passe despercebido.
Mas sabemos que nem sempre é fácil deixar tudo em harmonia, né?
Por isso, trouxemos algumas dicas que vão te ajuda a manter tudo em ordem tornando a rotina da sua secretaria fluida e mais tranquila.
Continue lendo!
Primeiro, quais problemas posso ter com uma secretaria desorganizada?
Antes de ir para a solução, você precisa saber o que a falta de organização pode causar à sua instituição.
Com uma secretaria desarmônica, você pode ter problemas como:
- Falta de comunicação direta com os alunos: seu funcionário tem que parar o que está fazendo para ir atrás dos alunos pela escola ao invés de contata-lo por uma plataforma.
- Muita demanda para pouca equipe: uma secretaria oferece muitos serviços e consequentemente uma pessoa só para dar conta de tudo é pouco.
- Processos internos trabalhosos: tudo que acontece na instituição tem que passar na secretaria, se ela está bagunçada, todo o resto se complica.
Saiba mais em: Problemas de gestão na secretaria escolar: como resolver?
E como manter uma rotina organizada, então?
- Integre todos os setores em um só lugar
Nada melhor do que poder cuidar de toda a instituição de um só computador, não é mesmo?
Com um software de gestão, como o CBK se torna possível fazer essa gestão de forma eficiente, garantindo processos claros, objetivos e otimizados.
Essa tecnologia oferece inúmeros benefícios e funcionalidades que possibilitam a realização de atividades em menor tempo e de forma menos trabalhosa. Ou seja, mais tempo para outras atividades!
Saiba mais em: 4 funcionalidades importantes da CBK para sua escola
- Deixe os documentos organizados
Existem muitos documentos físicos que não podem ser substituídos pelos digitais!
Por isso, é necessário adotar medidas para deixa-los organizados e de fácil acesso.
Categorize-os por cor, ordem alfabética, tipo de registro ou de qualquer outra forma que garanta que você saberá onde está o documento especifico que precisa sem ter que bagunçar inúmeras gavetas para acha-lo.
Isso te poupa tempo e garante a preservação da organização.
Saiba mais em: Saiba como organizar as documentações da sua escola!
- Tenha um lugar útil e funcional
Do que adianta ter uma secretaria se ela for pouco funcional?
Esse órgão da escola precisa oferecer aos funcionários um espaço que forneça a eles tudo de forma prática para facilitar seu trabalho.
Por isso, aposte em móveis que garantam conforto sem deixar de lado sua parte útil.
Mesas, armários, prateleiras e gaveteiros com bastante espaço são excelentes para espaços assim.
- Estabeleça horários
Como seria ter uma rotina organizada sem ter uma rotina de verdade? Impossível!
Ter horários e dias certos para trabalhar em determinado setor, atender um público especifico, resolver pendências e afins, ajuda muito a manter a fluidez na secretaria.
Afinal, se você quer ter organização, você precisa começar se organizando, não é mesmo? E para isso, aplicativos como trello, google agenda, google keep que podem te ajudar.
Siga esses passos e conheça uma gestão descomplicada.
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