A secretaria escolar é um dos ambientes mais importantes da sua instituição!
É nela que ficam os registros de todos os alunos, desde sua entrada, seu percurso à sua formação.
Além de conter todos os documentos necessário para que a organização escolar possa trabalhar sem problemas, ajudando a controlar e administrar os diversos setores existentes.
Dessa forma, um sistema de gestão altamente responsivo que utiliza da melhor tecnologia disponível seria essencial para otimizar os processos nesse ambiente.
Com isso, podemos deduzir que se não há um software para ajudar na administração, consequentemente haverá problemas nos procedimentos da secretaria.
Quer saber quais são os contratempos mais recorrentes e como resolve-los? Continue com a gente!
- Falta de comunicação direta com os alunos
O primeiro problema por falta de um software de gestão a ganhar destaque é a comunicação com os alunos que por vezes é dificultada.
Conferir a responsabilidade de procurar os estudantes pela escola para tratar pendências acadêmicas é de fato uma das atitudes que mais prejudicam e atrasam o trabalho do secretário.
Assim, como a intenção para uma boa gestão escolar é sempre otimizar e acelerar os processos, um sistema de gestão que possibilite um contato direto com seus discente, seja por portal do aluno, notificações no e-mail, ou até mesmo recados em aplicativos, já é de grande ajuda para tornar o trabalho mais eficiente.
- Muita demanda para pouca equipe
Outro ponto a ser destacado está relacionado à demanda da sua instituição. Uma equipe com muitas tarefas e poucas ferramentas para executar, acaba fazendo com que o trabalho se acumule.
Pense só: O secretário tem que parar cada vez que um acadêmico precisa alterar alguma informação no seu cadastro, ou quer ter acesso ao seu boletim, por exemplo.
Dessa forma, todo esse tempo de espera, resulta em perda de execução e consequentemente em prejuízos econômicos, pois tempo é dinheiro!
Tudo isso poderia ser facilmente evitado com a implementação de sistema de gestão, que permite que os estudantes tenham acesso ao portal, evitando que eles recorram aos funcionários com tanta frequência.
É claro que nem só os discentes buscam à secretaria. Por isso, conheça as vantagens de um software de gestão para os professores – clique aqui!
- Processos internos trabalhosos
Imagine comigo: Quantas rematrículas presenciais a sua instituição consegue realizar de forma manual em 1 dia? Talvez 50? Ou umas 100?
Agora pense se você tivesse um software de gestão que possibilita que os pais/ alunos realizem sua própria renovação, sendo contabilizado no sistema e esse, permitindo que os funcionários apenas revisem os dados que faltam e a rematrícula seja executada imediatamente.
Os números seriam muito maiores, né? E o trabalho seria muito mais simples!
Afinal, processos manuais exigem muito tempo e esforço, e muitas vezes eles podem ser atenuados com o auxilio de um bom sistema, com tecnologia avançada que uma todo os setores em um só lugar.
Assim, é evidente que muitos dos contratempos ocorridos na escola são decorrentes da falta de um bom sistema para garantir que toda a organização esteja trabalhando em harmonia.
Por isso, o Software CBK é um sistema especifico para gestão escolar, que ajuda a otimizar e acelerar todos os processos da sua escola.
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