A revisão de documentos é um procedimento fundamental que deve acontecer periodicamente, em todas as escolas e instituições de ensino. Alguns dos principais documentos a serem revistos, são:
- Contratos de trabalho;
- Históricos de transferência;
- Contrato de matrícula;
- Mensalidades e cobranças relacionadas, entre outros.
Além disso, deve-se realizar uma análise sobre os métodos de coleta, armazenamento e uso de dados da equipe, e principalmente, dos alunos. O levantamento de dados obtidos pela escola serve para compreender como a informação é tratada e armazenada.
Afinal, uma nova lei bate à porta, exigindo um cuidado ainda maior com os dados coletados.
A verificação é capaz de demonstrar se a escola está de acordo com as exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), aprovada em 2018. Caso não esteja, é preciso agilizar para adequar a escola às normas impostas pela lei.
A instituição de ensino não deve perder tempo em relação a adequação proposta, pois a LGPD entrou em vigor, oficialmente, no mês de agosto de 2020. Ou seja, é um risco desnecessário para a escola manter as práticas antigas de coleta e destino de dados.
Para iniciar o processo de verificação e ajuste, a escola deve contratar profissionais do ramo tecnológico e jurídico, como:
- Advogados;
- Profissionais da Tecnologia da Informação;
- Profissionais de Cyber Segurança.
Urgência em se adaptar e seguir a LGPD
As escolas funcionam, basicamente, a partir da coleta de dados.
As informações obtidas dos alunos, dos pais e das equipes servem para que a instituição de ensino ofereça seus serviços da melhor forma. Portanto, há urgência em se adequar a nova lei de proteção de dados. A partir da adaptação, a escola evita receber advertências e multas.
A multa por infração cometida à LGPD pode chegar a 2% do faturamento total da escola. Por isso, é altamente recomendo que a instituição invista em adequação, para não sofrer as consequências das punições.
Para auxiliar na transição, que pode não ser tarefa fácil para algumas escolas, o artigo reuniu abaixo alguns modelos de cláusulas que podem ser utilizados.
A instituição de ensino tem a opção de adaptar os modelos de acordo com seu documento de Política de Privacidade. Veja a seguir:
- Armazenamento de dados: “os dados e informações pessoais recolhidos serão armazenados pela instituição de ensino ou por empresa especializada para esta finalidade. Caso o aluno cancele a matrícula, seus dados continuarão armazenados até que atinja seu objetivo de desligamento de acordo com a Política de Privacidade, de forma que os dados possam ser utilizados caso haja a quebra ou violação do Termo de Uso”;
- Coleta de dados: “é autorizado o compartilhamento de minhas informações pessoais e dos alunos da escola, que estejam sob minha tutela, em ambiente virtual. O compartilhamento visa a melhoria do serviço educacional, como: eventos escolares, comunicados, cardápios, ficha médica, mural de fotografias, formas de pagamento, entre outros”;
- Informação sobre dados: “o aluno possui o direito de adquirir as informações contidas no Artigo 18 da Lei 13.709, Lei Geral de Proteção de Dados, a qualquer momento, se desejar.”
As cláusulas redigidas acima são sugestões que podem ser facilmente adaptadas pela escola.
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